BATULICIN – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN). Tujuannya agar semua arsip produksi Dinas Pendidikan tersimpan dan tertata dengan baik, sehingga dapat mempermudah dalam pencarian arsip.
Inovasi SIMPAN ini merupakan penyusunan rancangan aksi perubahan demi mempermudah proses dalam pencarian arsip. Utamanya pada Sekretariat Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu. Sekaligus juga sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung.
Dwi Teguh Efendi, S.IP. M.AP selaku penyusun rancangan aksi tersebut menjelaskan produk arsip dalam 1 (satu ) tahun pada Dinas Pendidikan mencapai hampir 20 ribuan lebih nomor surat.
Sehingga tidak memungkinkan lagi arsip itu di simpan secara manual, maka itu di lakukan secara online.
“Adanya inovasi Simpan ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” katanya, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Penyimpanan arsip secara online ini mulai dari tahun 2024. Kalau kapasitasnya cukup, maka arsip di tahun belakang nya bisa di akomodir untuk selanjutnya.
Ia mengakui, selama ini penggunaan arsip masih di kelola cara manual. Yakni dengan memposisikan kedalam lemari penyimpanan. Dampaknya akan mengakibatkan adanya tumpukan arsip, tentu akan menghambat akseS pencarian saat di perlukan.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.
Ia menambahkan, tak jarang itu kerap di lakukan para aparatur, di mana back up arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk, hal ini menyulitkan dalam pencarian data saat di perlukan.
“Kelebihannya lagi dari arsip online ini, kalau pegawai yang bersangkutan tak berada di tempat maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang di perlukan,” ucapnya.
Alasan lainnya lagi, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi. Padahal berdasarkan manajemen ASN, arsip yang masih dalam soft file harus di susun berdasarkan klasifikasi dan di susun secara berurutan, sesuai dengan waktunya masing-masing.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat di laksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya. (ril)
